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2018/5/15

vol.261「業務の可視化」

 業務課の萱森です。

 今回のコラムは大好きな珈琲の話題でも…
 と思ったのですが、業務課らしい話を
 させていただこうと思います。


 世の中の各企業様にいたっては、皆様何かしら
 業務改善に取り組まれていると思いますが、
 まず何から始めたら良いのかと思う場合が
 ほとんどだと思います。

 そんな中、最も手軽に行えるのが、
 業務フローの作成による業務の可視化です。


 業務を可視化すると以下の通り、少ないデメ
 リットで多くのメリットを得ることができます。

  ●デメリット
  ・複数の現場での業務経験がある程度無いと
   何が無駄なのかわからない。
  ・多少時間が取られる。

  ●メリット
  ・無駄な二重作業の洗い出しが容易。
  ・業務作業の時間短縮化。
  ・無駄が削減出来る為にデータ入力ミスの軽減。
  ・誰に対しても業務内容を簡単に説明出来る様に
   なる為、社員同士の意思統一が容易。


 この可視化の方法は非常に簡単です。

 やり方は、まず一日の仕事を流れに沿って項目
 別にフロー図に起こします。次に同様に項目
 ごとに仕事の流れに沿ってフロー図に起こし
 ます。これを業務内容が項目別に分けられな
 くなるまで繰り返します。

 後は項目や書類の入力内容が被っている箇所
 をまとめたり、業務システムが入っている場合
 であればデータベースを使って自動化を行った
 りと個々に適切に処理を行えばお手軽業務改善
 は完成です。


 これにより業務効率・正確性・可読性が一気に
 上がります。営業部で行えば営業部員の社内拘束
 時間が軽減されて売上が上がるかもしれません。

 空いた時間でゆっくり珈琲でも飲みながら
 一息ついて一日の業務内容を見返すと更に
 新たなアイデアが浮かぶかもしれませんよ。

 

              by 萱森 友之 (業務課)

 

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